Recientemente se puso en vigencia la resolución N.° 2623/SSTIYC/17 que moderniza la forma de presentación de los Libros de Sueldo, que ahora deberá hacerse íntegramente online. De esta forma, a partir del 1º de enero de 2018 los sistemas manuales de libros, hojas móviles y microfichas, son reemplazados por la presentación electrónica de la información.
A partir de este cambio, la información requerida por la legislación se enviará mediante un archivo electrónico que deberá estar firmado digitalmente, para lo cual el representante legal o apoderado del empleador tendrá que contar con un certificado de firma digital.
La firma digital es una herramienta tecnológica que le otorga a un documento electrónico la misma validez jurídica que a uno rubricado de puño y letra. En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma queda satisfecho si se utiliza una firma digital que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento.
SI BIEN, COMO TODA NUEVA INSTRUMENTACIÓN, EL CAMBIO DEMANDARÁ UN TIEMPO DE APRENDIZAJE, SUS BENEFICIOS PARA LAS EMPRESAS SON MUY CONCRETOS. PRINCIPALMENTE, COLABORA CON LA EFICIENCIA, AL DISMINUIR LOS TIEMPOS DE TRABAJO DESTINADOS A PROCESOS QUE YA HAN QUEDADO OBSOLETOS, COMO EL TRASLADAR LOS LIBROS DE SUELDOS, O EL TENER QUE RUBRICARLOS HOJA POR HOJA SE INFORMÓ A ENTRERÍOSYA .
Por otra parte, ahorra los costos de insumos como papel y toner (reduciendo así su impacto ambiental) y elimina la necesidad de espacio físico para el almacenamiento. Y al trabajarse en formato digital, se facilita además el rápido acceso a los datos en caso de que sea necesario y se garantiza su adecuada conservación.
En Gestión Compartida, acompañamos a las empresas y profesionales en este proceso de digitalización ofreciendo los certificados de firma digital, emitidos por certificador licenciado –Encode-, bajo las normativas legales vigentes y con todas las exigencias tecnológicas, brindando el asesoramiento necesario para la gestión del mismo.
(Fernando Rivera, Gerente de Servicios de RR.HH. de Gestión Compartida)